提高工作中的沟通能力

写下这篇文章的原因在于，我发现经常被IM工具如企业微信打断，导致我的工作时间被拆得很零碎，很难专注于手上的事，只能加班来把手上的活干完，而加班换来的沟通结果，也并不如意，由于过于频繁地沟通，你一句我一句，讨论结果只留存在聊天记录里，所以事后还存在信息没对齐的情况。我想，这并不是我一个人遇到的问题，很多人都遇到过。如何提高沟通效率，进而提高自己的工作效率，平衡工作与生活？

因为我们日常沟通的方式主要为这四个：面谈、电话、腾讯会议、企业微信。而其中，企业微信是我们日常接触最频繁的IM工具。所以，我想以企业微信为例，说说我的想法和做法，希望也能在实践意义上帮助到你：

原则一：进入工作状态时，关闭企业微信

你可能会有两个疑问:

疑问一，别人要是找我怎么办？

疑问二，要是我在工作中，正好需要找别人沟通，怎么办？

对于第一个疑问，其实很简单，如果别人找你有急事，会给你打电话的。而如果不是急事，晚一点回也不会怎么样。而且有些时候，对方抛出来的问题本身都是有问题的，你晚一点回，他反而会发现自己这个 session 的沟通是不必要的，进而撤回消息，或是再发一条，“不用回我了，我搞错了”、“我已经找到别人帮忙了”。

特别是，“我已经找到别人帮忙了“ 这一点，你更应该窃喜。因为说明找你帮忙的这件事是可替代性极强的，这类事做多了，你就没时间完成自己的任务了，只能加班完成。而且由于你不会拒绝，经常充当”客服“的角色，这类事只会越来越多。恶性循环。而且大部分这类事还不属于你职责范围内，比如：产品同学问你埋点事件名、后端同学问你产品功能点、设计同学问你什么时候上线。他们分别应该找的是数据同学、产品同学和项目经理。真当前端是万能的呢？？？

需要说明的是，上面说的避免处理可替代性高的琐碎类的“帮忙”事务和公司评价体系里的”勇于承担边界责任”并不矛盾。关键在于如何更高效地、可量化地承担边界责任。

再来说说第二个疑问，要是我在工作中，正好需要找别人沟通，怎么办？

你可以记录下你要问的问题，集中处理掉，后面也会讲到“定点处理” 和 “发起对话前，打草稿”。我想，绝大多数人手上同期处理的绝对不止一件事，以程序员为例，基本上是多个开发任务并行，开发时间 overlap 的。如果当前开发任务，因为需要延时沟通而阻塞了，你可以记录下阻塞当前开发任务相关的几个沟通点，然后迅速切换到下一个开发任务中去。我承认，这是有切换开销的，但这个开销和频繁被沟通打断的“沟通-开发-沟通-开发-沟通-开发”模式相比，开销成本算小的。

当然，如果你说老板发现我工作时企业微信不在线，会把我 fire 掉，那机智一点的做法就是mute 掉主要对话，这不就相当于关闭企业微信吗？“消息免打扰”功能用起来啊，亲。

原则二：定点集中处理企业微信的信息

原则一说到了关掉企业微信，但人生总是逃不过呀，该处理的信息始终要处理。就我个人而言，我会把企业微信的信息安排在这四个时间段：

10: 30

早上开完晨会后，集中回复前天晚上的消息。

14: 30

下午开始工作，集中沟通早上开发中遇到的问题，和解答早上别人抛出的疑问。

18: 30

吃完晚饭后，集中沟通下午开发中遇到的问题，和下午早上别人抛出的疑问。

22：00

到家洗漱完毕后，最后浏览一遍企业微信的消息，确保没有现网问题，可以安心搞自己的事情和睡个安稳觉了。

我实践下来，定点集中处理消息，真的是一件“你好我好大家好”的事，大家都不会频繁打扰到别人，抛出来讨论的问题也会因为延时沟通，思考价值更高一点，毕竟在大脑里转了更久一点了。

原则三：对于要沟通的内容，提前打好草稿

虽然和企业微信没有 Slack 那种 Text Snippet 的功能，但并不意味着你不能在发送信息前，打草稿，让要发送的信息在自己脑子里多转一会，确保能准确无误地传达自己的想法，并让别人能以最快速度理解。

对于短信息，我会使用cmd + enter键替代enter键的方法来延迟发送。能三到两个目的：1）避免情绪化回复 2）避免手滑直接发送还未编辑好的信息 3）延迟发送能在一定程度上促进我思考，这个消息发送是否有意义。

对于长消息，我是一定会用Typora或腾讯文档打草稿，然后复制粘贴信息或分享链接。如果信息比较复杂，我一定会采取图文结合的方式，让对方能迅速get到我的点。

原则四：不要陷入“一问一答”式的讨论

在工作中，我发现自己会陷入“一问一答”式地讨论中，特别是在群聊中，我会完全沉溺进去，总觉得要解释点什么，要发问些什么，但事后回顾这种“一问一答”式的讨论，会发现很低效，一人一句，没有结论。

如果发现自己处于这种情形下，必须高度警惕和自觉，终止这种“一问一答”式的讨论，并提出解决方案，比如大家整理好自己的解决方案后，另约时间“线下勾兑”、“电话沟通”、“腾讯会议”。

原则五：沟通结论一定转化为对应文档

工作中经常出现这种情况，企业微信群聊一番后，没有然后了。每个人都按照自己的理解，把结论做各自的解读。然后真正实践起来，这也不对，那也不对，又推翻重来。完了，白聊了。

处于这种情况下，不管你是不是群聊发起者，如果没有人站出来把结论总结，并记录到文档里。你应该站出来，做解决方案的owner，把结论做统一化处理，同步大家，确保每个人的理解都是一致的，将结论做书面化沉淀。进一步，如果这个解决方案是产品侧应该做而没有做的，你可以私聊产品同学，让 Ta 之后承担起这份责任来（向你学习 ）。

原则六：非工作时间，坚决不看企业微信

这条原则里说的“非工作时间”是指：周末、中午休息时间和下班后（因工作性质，除了前面提过的我晚上洗漱完毕，会double check一下是否有现网问题）。

我观察到周围同事等电梯或者吃饭时会不经意瞄一眼企业微信，然后一看到问题，就忍不住处理。这样带来的问题是：

1）休息时没有得到充分放松，让自己一直处于疲倦的状态。

2）大部分问题根本不属于“急事”，会让自己养成“抓不住重点”的坏习惯。

3）没事找事，白费力气。

需要说明的是，非工作时间不看企业微信，并不意味着在非工作时间没有义务处理公司相关的事，尤其是现网bug。